Wie ich meinen Fotobox-Verleih digitalisiert habe

Der Alltag mit Excel – und warum er mich irgendwann genervt hat

Am Anfang war Excel vollkommen ausreichend. Eine Tabelle mit Kundennamen, Datum, welche Box wohin geht – mehr brauchte es nicht. Für drei oder vier Buchungen im Monat reicht das locker.

Das Problem fängt an wenn es mehr werden. Plötzlich musst du bei jeder neuen Anfrage erst in der Tabelle suchen ob der Termin noch frei ist. Du tippst Angebote in Word, speicherst PDFs irgendwo auf dem Desktop und schickst sie per Mail raus. Bei Übergaben notierst du dir auf einem Zettel was übergeben wurde und hoffst dass du den Zettel wiederfindest wenn bei der Rückgabe plötzlich ein Kratzer auftaucht.

Kein Einzelfall – ich habe mit vielen anderen Fotobox-Verleihern gesprochen, und fast alle beschreiben genau das gleiche System. Es läuft, aber es kostet unnötig viel Kopfarbeit.

Was ich wirklich gebraucht hätte

Ich habe eine Weile nach Software gesucht. Es gibt durchaus Lösungen – manche sind professionell und funktionieren gut, aber auf größere Unternehmen ausgelegt und kosten entsprechend. Für einen kleinen Fotobox-Verleih mit ein paar Buchungen pro Wochenende fühlt sich das wie mit Kanonen auf Spatzen schießen an.

Was ich gebraucht hätte war simpel: eine Übersicht über alle Vermietungen, eine Möglichkeit Angebote zu erstellen ohne Word zu öffnen, und irgendetwas das die Übergabe dokumentiert – am besten mit Foto, damit ich bei Schäden nicht auf meine eigene Erinnerung angewiesen bin.

Die Umstellung – was sich verändert hat

Heute läuft der Verleih anders. Wenn eine Anfrage reinkommt, lege ich eine Vermietung an – Kunde, Datum, welche Box, Preis. Das dauert zwei Minuten. Aus dieser Vermietung erstelle ich direkt ein Angebot, das als PDF rausgeht. Der Kunde bekommt einen Link und kann das Angebot online bestätigen, ohne irgendwo einen Account anlegen zu müssen.

Bei der Übergabe öffne ich die App auf dem Smartphone, mache ein paar Fotos vom Zustand der Box, der Kunde unterschreibt digital – fertig. Das gleiche bei der Rückgabe. Wenn mal etwas beschädigt zurückkommt, habe ich den Nachweis sofort parat.

Klingt nach viel – ist es aber nicht. Der eigentliche Aufwand pro Buchung hat sich eher reduziert, weil ich nicht mehr zwischen Excel, Word, Mail und Kalender-App jonglieren muss.

Was ich rückblickend früher gemacht hätte

Ich würde früher damit anfangen. Nicht weil Excel schlecht ist, sondern weil die Umgewöhnung Zeit braucht und man das besser in einer ruhigen Phase macht als dann wenn plötzlich fünf Buchungen gleichzeitig reinkommen.

Außerdem hätte ich früher verstanden dass ein Übergabeprotokoll kein bürokratischer Aufwand ist, sondern Schutz. Nicht für den Kunden – für mich. Seitdem ich das konsequent mache, gibt es keine Diskussionen mehr über Kratzer oder fehlende Teile.

Für wen lohnt sich eine Verleih-Software?

Ehrlich gesagt: ab dem Moment wo man merkt dass man mit Excel mehr Zeit für die Verwaltung aufwendet als fürs eigentliche Verleihgeschäft. Das ist bei jedem anders – für manche ist das bei fünf Buchungen im Monat, für andere erst bei zwanzig.

Was ich sagen kann: die Hürde ist niedriger als man denkt. Kein kompliziertes Setup, keine Schulung notwendig. Einfach ausprobieren – wenn es nach zwei Wochen nicht passt, ist man nichts verloren.